Privatlivspolitik

Som frivilligcenter behandler og indhenter vi data i forbindelse med foreningens drift og udvikling, og vi har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, hvor vi beskriver, hvordan vi indsamler og håndterer personoplysninger. Hvis vi ikke har hjemmel til at behandle særlige persondata, indhenter vi samtykke. Det gør vi for at sikre en fair og gennemsigtig databehandling.

Frivilligcentret behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål, som ligger inden for foreningens legitime interesser, og udelukkende personoplysninger, som er relevante og nødvendige for at opfylde foreningens formål. Vi gemmer kun oplysningerne, så længe det er nødvendigt, og du kan til enhver tid få slettet de oplysninger, vi har om dig ved at rette henvendelse til os.

Ejer- og kontaktoplysninger på dataansvarlig

Frivilligcenter & Selvhjælp er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Hvis du har spørgsmål eller ønsker at få indsigt i, hvilke oplysninger vi har om dig, så kontakt vores dataansvarlig.

Kontaktoplysninger

Frivilligcenter & Selvhjælp Lyngby-Taarbæk

Dataansvarlig: Line Pinstrup

Adresse: Rustenborgvej 2A, 2800 Kgs. Lyngby

CVR: 28927037

Tlf.nr.: 20 70 80 33

Email: info@ltk-frivilligcenter.dk

Hjemmeside: www.ltk-frivilligcenter.dk

Behandling af persondata

Vi behandler følgende personoplysninger:

  1. Oplysninger om medlemmer af Frivilligcenter & Selvhjælp Lyngby-Taarbæk

Vores medlemmer er de lokale foreninger og grupper, og vi behandler personoplysninger for de enkelte kontaktpersoner eller koordinatorer. Det drejer sig om navn, email og telefonnr., indmeldelsesdato, kontingentindbetaling samt medlemskab af den pågældende forening og evt. foreningens adresse. Vi indhenter skriftligt samtykke til at offentliggøre disse oplysninger i vores online foreningsoversigt Den Sociale Vejviser. Personlige eller støttemedlemsskaber registreres ligeledes med navn, email og telefonnr., men offentliggøres ikke.

Eventuelle følsomme personoplysninger: Medlemskab af en forening, som gennem vedtægter har specificeret særlige krav for medlemskab i deres vedtægter, fx religiøse, politiske, etniske, seksualitet eller sociale/sygdomsforhold.

  1. Oplysninger om ansatte og frivillige direkte tilknyttet Frivilligcenter & Selvhjælp Lyngby-Taarbæk

For ansatte og frivillige indsamler vi almindelige personoplysninger som navn, adresse, email og telefonnr.

Følsomme personoplysninger: For ansatte og for nogle grupper af frivillige indsamler vi data som cpr-nr. og oplysninger om strafbare forhold (straffe- og børneattester) i henhold til lovgivningen.

  • Oplysninger om brugere af selvhjælpsgrupper samt deltagere på kurser og arrangementer

For brugere af selvhjælpsgrupper og frivillige, der deltager i kurser og arrangementer, indsamler vi navn, email, telefonnr. og tilmeldingsdato (kun selvhjælpsgrupper).

Eventuelt personfølsomme oplysninger: Oplysninger om fx sociale forhold, sygdom, seksualitet, etnicitet, religiøse eller politiske overbevisning alt efter hvilken selvhjælps- eller netværksgruppe den enkelte deltager i.

  1. Modtagere af nyhedsmails og netværk

Frivilligcentret har et stort netværk også uden for de lokale foreninger og grupper. Alle kan tilmelde sig vores nyhedsbrev, og i den forbindelse behandler vi navn og email.

Billeder

I forbindelse med arrangementer, kurser o.l. tager vi billeder til brug for dokumentation og kommunikation. Vi informerer om, at der bliver fotograferet på forhånd, så deltagere der ikke ønsker at være med på billederne har mulighed for at gøre fotografen opmærksom på dette og placere sig på et aftalt sted, mens fotograferingen foregår. Ved åbne arrangementer på offentlige steder følger vi retningslinjerne for fotografering i det offentlige rum. Ved deciderede portrætter indhenter vi naturligvis samtykke.

Indsamling af oplysninger

Vi modtager oplysninger om kontaktpersoner fra de enkelte foreninger og grupper. Derudover modtager vi oplysninger gennem vores tilmeldingsformular til nyhedsbrev på www.ltk-frivilligcenter.dk og på email, telefon og personligt fra interesserede. Derudover modtager vi oplysninger via www.frivilligjob.dk og i forbindelse med udlevering af nøglekort til FrivilligHuset.

Formål med indhentning og opbevaring af oplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til at behandle persondata er primært:

  • At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger (interessevaretagelsesreglen)
  • At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
  • At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger (fx børne- og straffeattester)
  • At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger.

 

Vores formål med behandling af persondata

Oplysninger om medlemmer af Frivilligcenter & Selvhjælp Lyngby-Taarbæk:

  • Formidling af foreningen/gruppens aktiviteter via Den Sociale Vejviser (hjemmeside), nyhedsbreve og facebook efter aftale
  • Medlemshåndtering herunder fx opkrævning af kontingent og lokaleadministration
  • Udsendelse af info, nyhedsbreve o.l.
  • Kontakt ved henvendelser fra nye frivillige/brugere.

Oplysninger om ansatte og frivillige direkte tilknyttet Frivilligcenter & Selvhjælp Lyngby-Taarbæk:

  • Koordinering og håndtering af opgaver og forpligtelser i foreningen
  • Opfyldelse af lovkrav (fx indhentelse af straffe- og børneattester)
  • Udbetaling af løn, rejsegodtgørelser, refusion og lignende
  • Generel administration.

Oplysninger om brugere af selvhjælpsgrupper samt deltagere på kurser og arrangementer

  • Kontakt og information i forbindelse med afholdelse af møder, kurser o.l.
  • Afdækning af behov for at kunne starte nye grupper eller arrangere bestemte kurser
  • Statistik og evaluering af grupper, kurser og arrangementer.

Modtagere af nyhedsmails og netværk

  • Informere om aktiviteter og tilbud i frivilligcentret.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af vores berettigede og legitime interesser, som er:

  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vores vedtægter, fx i forhold til generalforsamling og lokalelån.
  • Opfyldelse af dine forpligtelser som medlem og bruger af Frivilligcenter & Selvhjælp Lyngby-Taarbæk, herunder kontingentbetaling mv.
  • Planlægning og afholdelse af sociale arrangementer og aktiviteter.
  • Brug af billeder fra konkrete aktiviteter eller arrangementer med Frivilligcenter & Selvhjælp Lyngby-Taarbæk.
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse.
  • At bevare oplysninger og billeder med historisk værdi til statistik og lignende.

Samtykke

Langt de fleste af de personoplysninger vi behandler sker på et andet lovligt grundlag end ved skriftligt eller mundtligt samtykke. I nogle tilfælde indhenter vi dog skriftligt samtykke, fx ved indmeldelse i foreningen samt offentliggørelse af kontaktoplysninger i Den Sociale Vejviser (online foreningsoversigt).

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Vi indhenter generelt ikke oplysninger om børn og unge under 15 år, men i de tilfælde, hvor der er brug for det, indhenter vi samtykke fra forældre eller værge.

Videregivelse af personoplysninger

I forbindelse med vejledning af frivillige/brugere videregiver vi kontaktoplysninger på de enkelte foreninger og grupper, som fremgår af Den Sociale Vejviser.

Til samarbejdspartnere og andre aktører videregiver vi udelukkende sådanne persondata, hvis vi har lovlig hjemmel hertil eller er retsligt forpligtet til at videregive dem, fx som led i indberetning til en myndighed.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer, marketing o.l.

Opbevaring og sletning

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine persondata som medlem af foreningen, ansat/frivillig i Frivilligcentret, bruger/deltager eller modtager af nyhedsbrev.

  • Medlemmer

Så længe foreningen/gruppen/du er medlem opbevarer vi persondata (kontaktperson). Efter udmeldelse opbevarer vi data i op til 2 år af praktiske og administrative hensyn.

  • Frivillige direkte tilknyttet Frivilligcentret

Vi opbevarer personoplysninger i op til 1 år fra ophøret af den frivilliges tilknytning af praktiske og administrative hensyn.

  • Ansatte og bestyrelsesmedlemmer

Efter en ansættelses ophør opbevarer vi personoplysninger i op til 5 år af hensyn til de lovmæssige forpligtelse. Bogføringsbilag, herunder lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget vedrører. Derudover gemmer vi andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingetagen til eventuelle krav, der måtte opstå i 5 år efter arbejdets ophør. Det samme gør sig gældende for bestyrelsesmedlemmer.

  • Bruger/deltager – selvhjælpsgrupper, kurser og arrangementer

Vi sletter personoplysninger ved udmeldelse af selvhjælps- og netværksgrupper eller når et kursus/arrangement er slut og vi har færdiggjort en evt. evaluering. I nogle tilfælde betyder det, at vi opbevarer oplysninger i op til 1 år efter udmeldelse eller til en evt. projektperiode er slut og evalueret. I disse tilfælde vil oplysningerne være anonymiseret.

Hvis en selvhjælpsgruppe stopper beholder vi også personoplysninger i op til et år efter af hensyn til evaluering og en evt. genoptagelse af gruppen.

  • Modtagere af nyhedsmails

Vi gemmer personoplysninger på modtagere af nyhedsbreve o.l. indtil modtageren beder os om at blive afmeldt. Herefter sletter vi alle oplysninger inden for 1 måned.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du på første side. Hvis du fx henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Dette er 1. version af Frivilligcenter & Selvhjælp Lyngby-Taarbæks privatlivspolitik. Politikken vil løbende blive opdateret efter behov. Dato for seneste version: 4. juli 2018